9. A projekt pénzügyi menedzsmentje
Költségvetés aktualizálása
A projektek pénzügyi menedzsmentje a költségvetés aktualizálásával indul a megítélt támogatás ismeretének fényében. Gyakran előfordul, hogy a támogató a pályázatban igényelt összegtől kevesebb támogatást ítél meg a projektre, ami azzal jár, hogy a projekt indításakor az aktuális források figyelembevételével, újra kell tervezni a projekt költségvetését.
A csökkentett támogatás jelentheti
- a projekt összköltségének csökkenését, így egyes tervezett tevékenységek elhagyását
- a források költségtételek közti átcsoportosítását
- további források felkutatását, amennyiben a projektet változatlan költséggel kívánjuk megvalósítani
A költségvetés módosításáról minden együttműködő partnerintézményt, illetve a támogató szervezetet is tájékoztatni kell.
A költségvetés aktualizálása együtt jár a projektre vonatkozó pénzáramlás tervezet aktualizálásával. A kimutatásnak jeleznie kell, hogy a projekt mely időszakaiban lehet szükség átmeneti kiegészítő forrásokra. Kiegészítő forrás lehet az egyes költségtételek közti átcsoportosítással felszabadított összeg, de származhat külső forrásból is.
Támogatási szerződés
A projekt finanszírozására a támogató támogatási szerződést köt a projektet megvalósító intézménnyel, szerződés tartalmazza a támogatás felhasználására vonatkozó legfontosabb szabályokat (elszámolható költségek, bizonylatok stb.). A támogatás felhasználásának megkönnyítésére a támogató szervezetek összeállítanak egy útmutatót (pénzügyi kézikönyv, stb.), amely tartalmazza a pénzügyi menedzsment legfontosabb elemeit, a támogatás szabályos felhasználásának és elszámolásának feltételeit.
Általában minden elszámolt tételt bizonylattal kell alátámasztani. A projekt bizonylatait jól átlátható, könnyen visszakereshető rendszerben kell nyilvántartani és a támogató által előírt ideig megőrizni, hogy egy esetleges revízió esetén ne okozzon fejtörést a kérdéses anyag bemutatása.
Pénzügyi monitoring
A költségvetés a projekt pénzügyi ellenőrzésének alapját is jelenti, melyhez a későbbiekben hozzámérhető a tényleges pénzfelhasználás alakulása. A pénzügyek alakulásának folyamatos megfigyelése alapvető fontosságú a projektek megvalósítása során, hiszen a várható kiadások és bevételek pontos ismerete nélkül bizonytalanná válhat a projekt életképessége.
A pénzügyi menedzsment "szemmeltartását" az alábbi eszközök biztosítják:
- Könyvelés: A szerződéskötő intézménynek olyan analitikus vagy más megfelelő belső könyvelési rendszert kell felállítania, amely lehetővé teszi a projekt finanszírozási forrásainak és a megállapodásban foglalt időszak alatt a projekttel kapcsolatosan felmerülő költségek beazonosítását és elkülönítését az intézmény egyéb bevételeitől és költségeitől.
- Pénzforgalmi kimutatás: a projekt likviditási helyzetének folyamatos, naprakész nyomonkövetése.
- Tényadatok rendszeres összevetése a Cash-Flow előrejelzéssel (minimum havonta)
- Cash-Flow aktualizálása
- Időszaki (pl. negyedéves, féléves) jelentés készítése, összevetése a költségtervvel
Pénzügyi elszámolás
A projektet koordináló intézmény a támogatásról a támogatási szerződésben meghatározott időszakonként és formában beszámolási kötelezettséggel tartozik a támogató felé. A pénzügyi beszámoló elkészítéséhez szükséges az elszámolási szabályok pontos ismerete:
- elszámolható költségek
- az egyes költségtételekre fordítható támogatási összeg felső határértéke.
A költségek és bevételek elszámolásakor, bizonylatolásakor, könyvelésekor természetesen a nemzeti számviteli, adózási és egyéb szabályokat is követni kell, nem elég a támogató által előírt szabályokat betartani.
A pénzügyi beszámoló szorosan kapcsolódik a tárgyidőszakban végzett tevékenységekhez, ezért a pénzügyi beszámoló mellé minden esetben tartalmi beszámolót is készíteni kell. A beszámoló értékelésének fő szempontja a támogatás szabályszerű és hatékony felhasználásának vizsgálata. A támogató a pénzügyi és tartalmi beszámolót együttes értékelése alapján dönt a fennmaradó támogatási részlet(ek) kiutalásáról.
